Внедрение системы автоматизации для компании MetraGrain в США и Канаде

О клиенте
MetraGrainCleaners – компания, занимающаяся продажей сельскохозяйственного оборудования, включая зернодробилки и зерноочистители. В компании 7 складов: 6 в США и 1 в Канаде. Они реализуют как новое, так и бывшее в употреблении оборудование, ведя учет каждой единицы по серийному номеру. Продажи осуществляются напрямую и через дистрибьюторов.


Задача
Компания обратилась с запросом на автоматизацию складского учета, включая:

1. Контроль остатков – необходимо видеть в реальном времени количество оборудования на каждом складе и его точное местоположение по серийному номеру.
2. Управление производством – автоматизация заказов на производство на основе анализа продаж и остатков.
3. Интеграция с CRM – бесшовная передача данных о заказах, запасах и аналитике в KommoCRM.
4. Продвинутая аналитика – прогнозирование спроса и потребности в новом оборудовании.
5. Автоматизация документооборота – генерация документов с учетом различных систем измерений (фунты – США, метрическая система – Канада).

Сложности

1. Разные серийные номера – каждая единица техники учитывается отдельно, даже если модели идентичны.
2. Процесс предзаказа – требуется автоматизация работы с предзаказами, включая учет состояния оборудования (новое/б/у) и передачу данных в CRM.
3. Разные системы измерений – документация должна учитывать различия между США и Канадой.

Решение
1. Управление запасами и резервирование
Было: Менеджеры вручную проверяли остатки на складах, что приводило к задержкам и ошибкам.
Стало: Внедрена система, позволяющая в режиме реального времени отслеживать наличие моделей. Теперь каждая единица оборудования учитывается по серийному номеру и состоянию (новое/б/у). Если нужного оборудования нет, система автоматически формирует заказ на производство.

2. Интеграция с производством
Было: Запросы на производство оформлялись вручную, что занимало до 2 рабочих дней.
Стало: Автоматизирована подача заявок: при отсутствии оборудования система формирует запрос с указанием количества и модели. Когда оборудование готово, оно регистрируется на складе, а менеджер получает уведомление. Время обработки заказов сократилось на 70%.

3. Интеграция с CRM
Было: Данные о заказах и запасах заносились в CRM вручную.
Стало: Разработана синхронизация с KommoCRM, теперь информация о сделках, заказах и передвижении товара передается автоматически. Это сократило количество ошибок в учете на 90%.

4. Автоматизация документооборота
Было: Документы формировались вручную, учитывая различные системы измерений, что часто приводило к ошибкам.
Стало: Теперь документы автоматически генерируются с учетом страны: для США – в фунтах, для Канады – в метрической системе. Разработаны отдельные шаблоны, что снизило вероятность ошибок на 95%.

5. Аналитика и прогнозирование
Было: Оценка спроса велась вручную на основе интуиции менеджеров.
Стало: Внедрена аналитическая система, которая:

• Анализирует продажи за 30, 60 и 90 дней
• Определяет дефицит и формирует рекомендации по закупкам
• Позволяет заказывать необходимое количество оборудования с точностью до 98%

6. Отслеживание серийных номеров
Было: Поиск проданного оборудования мог занимать часы.
Стало: Теперь каждую единицу можно найти за 10 секунд – система отслеживает перемещения и исключает повторную продажу уже забронированного оборудования.

7. Оптимизация закупок
Было: Частые нехватки или избыточные запасы.
Стало: Система прогнозирования позволила оптимизировать закупки – сократился объем избыточных запасов на 40%, а нехватки снизились на 60%.

8. Контроль сроков доставки
Было: Доставка не контролировалась, менеджеры узнавали о задержках от клиентов.
Стало: Теперь система отслеживает время доставки, уведомляя руководство, если оно превышает допустимый срок. Это позволило снизить количество задержек на 75%.

9. Адресное хранение (в разработке)
Планируется внедрение адресного хранения, которое позволит находить товар по ряду, полке и ячейке.


Результаты
1. Повышение эффективности

• Время обработки заказов снизилось на 70%
• Ошибки в учете запасов сократились на 90%
• Оптимизация закупок снизила избыточные запасы на 40%

2. Ускорение работы менеджеров

• Поиск оборудования занимает всего 10 секунд
• Система автоматически формирует документы, снижая затраты на документооборот на 50%

3. Снижение затрат и ошибок

• Сокращены избыточные запасы на 40%
• Снизилось количество ошибок в документах на 95%
• Автоматизированный контроль доставки сократил задержки на 75%

Вывод

Автоматизация позволила MetraGrain значительно повысить контроль над складскими и производственными процессами, снизить затраты и ускорить обработку заказов. Теперь компания может более точно прогнозировать спрос, оптимизировать закупки и обеспечивать своевременные поставки клиентам.